Votre parc automobile, sous contrôle.

Fiche complète, cycle de vie, QR code, affectation habituelle et transferts entre parcs.

• Fiche complète : identité, catégorie, cycle de vie (actif, hors service, cédé, archivé) et chronologie du véhicule.
• QR code interne à coller dans le véhicule, régénérable en cas de perte.
• Responsable habituel nommé sur une période, distinct de la personne qui conduit.
• Transfert entre parcs avec aperçu des opérations bloquantes ; les coûts passés restent au parc d’origine.
• Fiche imprimable et dernière localisation déclarée par l’équipe, sans géolocalisation des véhicules.

Réservations sans chevauchement, remise et restitution avec état des lieux et photos.

• Planning par jour, semaine ou mois : réservations, utilisations, immobilisations et interventions.
• Réservations contrôlées : chevauchements, conducteur actif, permis et documents bloquants.
• Remise et restitution avec compteur, carburant, accessoires, réserves et photos.
• Départ refusé si un document obligatoire manque ou a expiré, sauf dérogation motivée et tracée.
• Fiche de remise et de restitution imprimable, à signer à la main.

Relevés contrôlés, détection des anomalies et historique jamais écrasé.

• Saisie rapide des relevés de plusieurs véhicules, avec photo du compteur.
• Chaque relevé est contrôlé : baisse refusée, hausse improbable mise en attente de validation.
• File de validation des relevés envoyés par les conducteurs.
• Correction sans écrasement : le relevé d’origine reste dans l’historique.
• Remplacement de compteur avec justificatif, sans distance inventée.

Pleins, tickets, consommation par véhicule et contrôle des écarts de ticket.

• Pleins saisis par le personnel ou tickets photographiés par les conducteurs.
• Écarts signalés : litres × prix unitaire différent du montant, capacité du réservoir dépassée.
• Validation des tickets : un plein validé crée une seule dépense au registre.
• Consommation estimée entre deux pleins complets, « N/D » avec son motif quand elle n’est pas calculable.
• Corrections et annulations motivées, reportées sur la dépense liée.

Plans d’entretien par kilométrage ou par date, interventions, pièces et main-d’œuvre.

• Plans d’entretien par kilométrage, par durée ou les deux, avec préavis.
• Échéances calculées par le serveur : à jour, à prévoir, à faire, en retard.
• Modèles de plans appliqués à plusieurs véhicules, avec aperçu de l’impact avant confirmation.
• Interventions préventives ou correctives : planification, lignes de travail, pièces et main-d’œuvre.
• Calendrier mensuel des échéances et des interventions planifiées.
• Répertoire des fournisseurs par parc : garages, stations, assureurs, loueurs.

Assurances, visites techniques, cartes grises, permis : échéances et justificatifs.

• Assurance, visite technique, vignette, carte grise, licence de transport et autres types paramétrables.
• Conformité par véhicule et par conducteur : valide, à renouveler, expiré, manquant.
• Renouvellement avec historique des versions et justificatifs joints.
• Types bloquants : un document manquant ou expiré empêche un nouveau départ, jamais une restitution.
• Permis de conduire sur la fiche du conducteur, contrôlé à la réservation et au départ.

Déclaration, suivi, immobilisation du véhicule et disponibilité toujours à jour.

• Panne, dommage, accident, crevaison, anomalie compteur, contravention.
• Gravité proposée puis requalifiable ; alerte pour un incident critique non pris en charge.
• Suivi complet : prise en charge, intervention, résolution et clôture.
• Commentaires internes ou partagés avec le conducteur.
• Immobilisation à plusieurs causes : le véhicule redevient disponible quand toutes sont terminées.

Registre des dépenses, coût au kilomètre, rapports et exports CSV et Excel.

• Registre des dépenses et des avoirs, par véhicule ou sans véhicule, avec justificatifs.
• Synthèse du coût d’exploitation par catégorie et coût par kilomètre.
• Corrections en nouvelle version : une dépense validée n’est jamais modifiée.
• Rapports : inventaire, utilisations, entretiens, documents, incidents, carburant, dépenses et distances.
• Exports CSV et Excel, selon les droits de chacun.

Rôles et permissions, journal d’audit, multi-parcs, imports et télématique en option.

• Rôles : administrateur, chef de parc, opérateur, lecteur et conducteur, avec des permissions ajustables.
• Journal d’audit de toutes les modifications, avec leur auteur et leur motif.
• Multi-parcs : chaque parc a ses véhicules, ses conducteurs et ses coûts.
• Imports CSV ou Excel : véhicules, conducteurs, relevés kilométriques et bases d’entretien.
• Paramètres de l’organisation : fuseau horaire, seuils de contrôle, notifications par e-mail.
• Télématique en option : kilométrage et carburant transmis par votre fournisseur de boîtiers.